Ochrana osobních údajů
Kdo je kdo
Správce osobních údajů je společnost GEPAS Group, s.r.o. (dále „správce“), která aplikaci používá pro svou činnost. Správce rozhoduje o tom, jaké údaje se do aplikace ukládají a k čemu slouží. Kontakt: info@gepas.cz.
Zpracovatel je PLANGEO služby s.r.o. (dále „dodavatel“), který aplikaci vyvíjí, provozuje a udržuje na základě smlouvy se správcem. Dodavatel s údaji nakládá jen v rozsahu nutném pro provoz, aktualizace a podporu aplikace a jen podle pokynů správce. Kontakt na podporu: info@cardo-app.cz.
Pokud správce aplikaci provozuje na vlastním serveru, je dodavatel zpracovatelem jen v rozsahu vzdálené podpory a aktualizací.
Jaké údaje aplikace zpracovává a proč
| Oblast | Údaje | Účel | Právní základ |
|---|---|---|---|
| Uživatelé aplikace (zaměstnanci správce) | jméno, přihlašovací jméno, pracovní e-mail, role, záznamy o přihlášení, přihlašovací klíče (passkeys) | přístup do aplikace, rozlišení oprávnění, bezpečnost | plnění smlouvy (pracovní poměr), oprávněný zájem správce na zabezpečení |
| E-mail uživatele a dvoufázové ověření | e-mailová adresa uživatele (nepovinná), tajemství druhého faktoru (uložené šifrovaně) a otisky záložních kódů | obnova zapomenutého hesla (odkaz odeslaný na tuhle adresu) a druhý krok přihlášení | oprávněný zájem správce na zabezpečení přístupu do aplikace |
| Zákazníci a kontaktní osoby | název/jméno, adresa, IČO a DIČ, právní forma, bankovní účet, e-mail, telefon, kontaktní osoby a jejich role, historie komunikace, poznámky | evidence zakázek, komunikace, fakturace | plnění smlouvy se zákazníkem, oprávněný zájem, zákonné povinnosti (účetnictví) |
| Zákazníci — soukromé osoby (bez IČO) | jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon | uzavření a plnění smlouvy o dílo, fakturace | plnění smlouvy s tímto člověkem, zákonné povinnosti (účetnictví) |
| Zakázky | místo, parcelní čísla, adresy, čísla staveb, poznámky, dokumenty a fotografie z terénu | evidence a provedení zakázky | plnění smlouvy se zákazníkem |
| E-mailová komunikace (modul Pošta a Podatelna) | obsah přijatých a odeslaných e-mailů včetně příloh, adresy odesílatelů a příjemců | vyřizování zakázek a firemní korespondence | plnění smlouvy, oprávněný zájem správce |
| Adresář | jméno, firma, e-mail, telefon, poznámky | kontaktování obchodních partnerů | oprávněný zájem správce |
| Obchodní poptávky (CRM) | kontaktní údaje poptávajícího, obsah poptávky | nabídky a jejich vyřízení | plnění smlouvy / jednání o ní, oprávněný zájem |
| Docházka a odměny | příchody a odchody, absence, žádosti o dovolenou, podklady k odměnám | evidence pracovní doby, mzdové podklady | zákonná povinnost (zákoník práce), plnění pracovní smlouvy |
| Faktury a platby | fakturační údaje, částky, platby | účetnictví, párování plateb | zákonná povinnost (účetní a daňové předpisy) |
| Sdílení výstupů zákazníkovi | odkaz s náhodným tokenem, čas zobrazení | předání výsledků zakázky | plnění smlouvy se zákazníkem |
| Hlášení problémů | text hlášení, přiložené snímky obrazovky, technické údaje (stránka, verze, prohlížeč, chyby) | oprava chyb a podpora | oprávněný zájem správce a dodavatele |
| Provozní záznamy | čas a druh operace, přihlášený uživatel, technické chyby | bezpečnost, dohledání chyb | oprávněný zájem |
Zákazník, který není firma (soukromá osoba objednávající si geometrický plán nebo vytyčení), je pro aplikaci vždy fyzická osoba: jméno, adresa, telefon a e-mail jsou jeho osobní údaje. Zpracovávají se jen kvůli objednané práci a fakturaci, po dobu podle účetních předpisů níž. Na žádost správce takového zákazníka vyexportuje nebo vymaže — smazat ho lze, dokud na něm nevisí zakázka; se zakázkami se místo toho deaktivuje a jeho údaje zůstávají jen jako součást účetní dokumentace.
U zákazníka s IČEM aplikace ověřuje údaje ve veřejných státních registrech — v ARES (Ministerstvo financí) a v registru plátců DPH. Odchází při tom jen IČO, případně DIČ; žádné jméno, adresa ani obsah zakázek. Zpět se čte název firmy, sídlo, právní forma, spolehlivost plátce DPH a zveřejněný bankovní účet — tedy údaje, které stát sám zveřejňuje. Ověření probíhá na vyžádání v kartě zákazníka a jednou měsíčně automaticky; oba registry jsou veřejné a bez registrace. Zjištěné rozdíly aplikace nepřepisuje sama — čekají v kartě na potvrzení člověkem.
Aplikace nesleduje polohu, neprofiluje osoby a nepoužívá reklamní ani analytické služby třetích stran. Fotografie z terénu mohou zachytit osoby nebo majetek — odpovědnost za jejich pořízení nese správce.
Kdo má k údajům přístup
- Uživatelé správce podle rolí, které správce nastaví (admin vidí vše; ostatní jen to, co potřebují k práci — např. e-maily jen ze schránek, kterých jsou členy).
- Dodavatel — jen pověření pracovníci, jen pro provoz, aktualizace a řešení hlášených problémů. Do obsahu e-mailů a dokumentů dodavatel nevstupuje, pokud to není nutné k vyřešení konkrétního nahlášeného problému.
- Sub-zpracovatelé (dodavatelé technického zázemí):
- provozovatel serveru, na kterém aplikace běží — PLANGEO služby s.r.o. (vlastní server v sídle firmy, Masná 1492/10, Ostrava) (EU);
- zálohování — Backblaze Inc., úložiště v EU (šifrované zálohy databáze);
- ověření firemních údajů — ARES a registr plátců DPH, Ministerstvo financí ČR (EU): odchází pouze IČO, případně DIČ ověřovaného zákazníka;
- poštovní server správce (e-maily se stahují z jeho schránek a přes něj odesílají);
- odchozí poštovní server pro systémové zprávy aplikace (je-li nastavený) — odchází přes něj jen odkaz na obnovu zapomenutého hesla, a to na adresu, kterou si uživatel sám uložil. Bez tohoto nastavení aplikace žádnou vlastní poštu neodesílá a heslo nastavuje správce.
Údaje se nepředávají mimo Evropskou unii a neprodávají se ani nepředávají třetím stranám k jejich vlastním účelům.
Jak dlouho se údaje uchovávají
- Zakázky, zákazníci, faktury, docházka: po dobu trvání spolupráce se zákazníkem a dále po dobu, kterou vyžadují účetní, daňové a pracovněprávní předpisy (typicky 5–10 let u účetních dokladů, podle zákona u mzdových podkladů).
- E-maily: podle nastavení schránky správcem (stahované období, úklid koše a spamu po uplynutí nastavené doby); smazané zprávy se nestahují znovu.
- Firemní chat: zprávy se automaticky mažou po 7 dnech.
- Hlášení problémů: po vyřešení, nejdéle 12 měsíců.
- Provozní záznamy: nejdéle 12 měsíců.
- Zálohy: přepisují se průběžně; kopie starší než nastavená doba se mažou.
Po skončení smlouvy mezi správcem a dodavatelem dodavatel na pokyn správce údaje vydá (výpis databáze a soubory) a poté smaže včetně záloh, pokud zákon nevyžaduje jinak.
Zabezpečení
Přístup pouze po přihlášení (heslo uložené jednosměrně zašifrované, nebo přihlašovací klíč zařízení — Face ID / otisk), oprávnění podle rolí vynucená na serveru, šifrované spojení (HTTPS), přístupová hesla k poštovním schránkám uložená šifrovaně, databáze nedostupná z internetu, pravidelné šifrované zálohy mimo server, záznam o operacích.
Vaše práva
Osoby, jejichž údaje se v aplikaci zpracovávají, mají právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz (nebrání-li tomu zákonná povinnost), omezení zpracování, přenositelnost a námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Práva se uplatňují u správce (info@gepas.cz); dodavatel správci při jejich vyřízení poskytne součinnost.
Je možné podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
Cookies a místní úložiště
Aplikace používá pouze technicky nezbytné položky: přihlašovací relaci, uložené nastavení vzhledu a rozepsaný text (aby se neztratil při výpadku). Žádné sledovací ani reklamní cookies.